Co s absolventskými účty v Google Workspace?

Každý rok se na školách loučíme se žáky, kteří ukončili studium a stávají se absolventy. Pravděpodobně se nechceme rozejít stylem “V červenci Ti smažeme účet a tím také všechny soubory, které jsi u nás ve škole za celou dobu studia vytvořil”. Pojďme se společně podívat, jak k této problematice přistupovat. Nabízí se základní otázka:

Mazat nebo nemazat?

Hned na úvod je třeba zdůraznit, že škole nic nebrání účty absolventům zachovat, neporušuje tím licenční podmínky a je tedy zcela na zvážení školy, jak tuto otázku vyřeší.

Proč účty zachovat?

  • můžeme být v budoucnu snadno v kontaktu se svými absolventy

  • usnadníme žákům odchod ze školy, protože si emaily a soubory nemusí nikam přenášet

Proč účty smazat?

  • z bezpečnostních důvodů (absolventi budou mít stále přístup k souborům nasdíleným v režimu “každý s odkazem ve škole”)

  • v situaci, kdy bude omezen diskový prostor pro bezplatné verze Google Workspace, mohou absolventské účty zabírat významný diskový prostor školy

Jak vidíme, každé řešení má svá pro a proti. My se vám rozhodování pokusíme ulehčit detailně popsanými doporučenými postupy u obou přístupů. Ty si pracovně nazveme “NEMAŽEME” a “MAŽEME” a ukážeme si je na fiktivní škole ZŠ Liptákov.


Absolventské účty NEMAŽEME

V tomto případě budeme pravděpodobně chtít vizuálně oddělit absolventské emaily od ostatních školních účtů (např. @zsliptakov.cz nebo @zak.zsliptakov.cz).

Proto účty přesuneme do absolventské subdomény, kterou si pro tyto účely vytvoříme v administraci Google Workspace v sekci “Domény”. Subdoména může vypadat třeba jako absolvent.zsliptakov.cz

Emailovou adresu našeho (fiktivního) absolventa jara.cimrman@zak.zsliptakov.cz změníme na jara.cimrman@absolvent.zsliptakov.cz a také účet přesuneme do organizační jednotky pro absolventy (např. /Absolventi).

Obě tyto operace můžeme udělat hromadně pro více účtů pomocí CSV šablony, kterou si můžete prohlédnout zde. Červeně zvýrazněné položky se týkají přejmenování účtu a přesunu do nové organizační jednotky. CSV soubor s informacemi o vašich účtech si můžete stáhnout v administraci v sekci “Uživatelé”, kde je odkaz na “Hromadně aktualizovat účty”.

Stažení souboru CSV s informacemi o účtech

Tímto postupem dojde k přejmenování účtu, tzn. primární emailovou adresou se stane jara.cimrman@absolvent.zsliptakov.cz a z původní adresy se stane alias. Je tak zajištěno, že pokud někdo napíše absolventovi na jeho původní školní adresu @zak.zsliptakov.cz, zpráva bude bez problémů doručena.

Přihlašovat se ale musí žák již pomocí nové adresy @absolvent.zsliptakov.cz (ta původní, nyní již jen jako alias, totiž reálně neexistuje). Dobrou zprávou je, že aktuální heslo není změnou nijak dotčeno.

Je proto nezbytné žáky s předstihem informovat o změnách, které se jejich účtu budou týkat po ukončení studia. Příklad informačního emailu naleznete zde.

I když se absolventské účty nechystáme mazat, přesto je dobré žáky seznámit s možnostmi, jak si svá data stáhnout k sobě do počítáte, případně překopírovat do svého soukromého Gmailu.


Absolventské účty MAŽEME

U této varianty je nezbytné, aby byli žáci s předstihem informováni o tom, co se s jejich účty stane, jaká bude časová osa a jak si mohou svá data vzít s sebou.

Máme mazat účty ihned po ukončení studia? Rozhodně ne! Dejme absolventům čas na to, aby si mohli data přesunout. Pokud jim necháme čas minimálně přes prázdniny, nebo ještě lépe do konce kalendářního roku, zajistíme jim dostatek času, aby vše zvládli. Poté, co určíme termín smazání účtů, sdělíme žákům, do kdy si mohou data přesunout a také koho kontaktovat v případě technických problémů.

Díky nástroji Google Takeout je přesun nebo stažení dat snadnou operací. Žákům (a samozřejmě i učitelům) jsou k dispozici dvě možnosti na základě toho, zda mají svůj soukromý Gmail. Pokud jsou vlastníky soukromého Gmailu, data si mohou ze školního účtu snadno překopírovat. V případě, že soukromou emailovou adresu u Google nemají, mohou si svá data stáhnout do svého počítače. Začněme nejdříve variantou, kde žák má svůj osobní Gmail. V tomto případě použije následující aplikaci:

Google Takeout Transfer

Díky tomuto nástroji si můžeme školní emaily a soubory z Disku Google snadno překopírovat.

Budeme k tomu potřebovat dva účty:

  • zdrojový email - náš školní účet

  • cílový email - náš soukromý Gmail (případně jakýkoliv jiný typ Google účtu, třeba z nové školy)

Během prvotního nastavení je nutné být přihlášen v obou účtech. Jednou z možností je otevřít si školní účet v jednom okně a soukromý účet v okně anonymním. V prvním kroku si na našem školním účtu otevřeme adresu https://takeout.google.com/transfer

Zahájení přenosu obsahu

Vyplníme cílový email (naši soukromou adresu) a necháme si zaslat kód.

Nyní si musíme v našem soukromém Gmailu otevřít email s názvem “Ověření účtu”, ve kterém klikneme na odkaz “Zobrazit potvrzovací kód”.

Otevře se nám nová karta v prohlížeči s potvrzovacím kódem.

Ověření účtů

Potvrzovací kód pro přenos

Nyní se vrátíme zpátky na stránku s Google Takeout a zde vložíme potvrzovací kód a potvrdíme tlačítkem “Ověřit”.

A nyní již zbývá jen vybrat, jaká data budeme chtít překopírovat a migraci spustit tlačítkem “Zahájit přenos”. Na výběr máme obsah Gmailu a všechny soubory z Disku Google.

Nyní je přenos zahájen a o jeho zdárném dokončení budeme informováni emailem. V závislosti na množství migrovaných dat může trvat transfer i týden (výjimečně i déle). Okno prohlížeče můžeme bez obav zavřít, protože kopírování se odehrává mezi servery Google a není vázáno na náš počítač.

A kde po úspěšné migraci zkopírované soubory najdeme? V Gmailu budeme mít všechny tyto emaily označeny štítkem s názvem původního emailu. Podobné to bude i v Disku Google, kde najdeme celou strukturu svého Disku Google ve složce s názvem původního emailu. U zkopírovaných souborů mějte na paměti, že se nezkopírovalo nastavení sdílení. Takže všechny soubory jsou vaše a nejsou s nikým sdíleny (i když třeba původně byly).

Pokud soukromý Gmail nemáte, může se Vám hodit možnost stáhnout si svá data k sobě do počítače. To se hodí také v situaci, kdy si budete chtít stáhnout třeba fotografie z Fotek Google, události z vašich Kalendářů atd. Pro stažení dat použijete následující aplikaci:

Google Takeout

Ve školením účtu si otevřeme adresu https://takeout.google.com/. Nejdříve vybereme data, která chceme exportovat.

Následně si zvolíme, jakým způsobem nám budou data doručena - např. odkazem zaslaným v emailu nebo přímo do Vašeho online datového úložiště OneDrive, Dropbox nebo Box. Náš výběr potvrdíme tlačítkem “Vytvořit export”.

Mějte na paměti, že na stažení připravených souborů máte omezenou dobu (cca týden).


Postup pro administrátora Google Workspace

Aby vše výše popsané fungovalo, musíme to jako administrátoři Google Workspace povolit a nastavit:

  1. V administraci přejdeme v části “Aplikace” do “Další služby Google”

  2. Najdeme aplikaci “Export dat Google” a povolíme pro vybranou skupinu uživatelů

  3. Otevřeme další podrobnosti nastavení aplikace a rozklikneme část “Další oprávnění k přenosu

  4. Povolíme uživatelům “Přenos obsahu”

Pokud máme pro žáky omezeno sdílení pouze na školní doménu, musíme ještě nastavit oprávnění ke sdílení mimo školní účty.

  1. V administraci přejdeme v části “Aplikace” do “Google Workspace”. Najdeme aplikaci “Disk a Dokumenty” a přejdeme do části “Nastavení sdílení”

  2. V možnostech sdílení povolíme pro vybranou skupinu uživatelů sdílení mimo školu - Možnosti sdílení - zapnuto.


Pomůžeme Vám s novým školním rokem

Chcete si ulehčit práci a také mít jistotu, že máte vše v pořádku? Postaráme se Vám nejen o absolventské účty, ale také o kompletní přípravu Google Workspace na nový školní rok včetně základního bezpečnostního auditu.