Schválení v Google dokumentech

K čemu je schválení dobré?

Ve školním prostředí se často setkáváme s dokumenty, které po nás vedení, kolegové či zřizovatel požadují. Častokrát se jedná o dokumenty, které vyžadují zvláštní péči, korekturu, kontrolu či jiný způsob schválení. Z tohoto důvodu Google přišel se zajímavou novinkou, kterou můžeme využít i ve školním prostředí. Jedná se o novou funkci "Schválení".

Na úvod je třeba říci, že tato funkce je dostupná pouze u placených verzí Google Workspace pro vzdělávání.


V případě, že se chcete dozvědět více o placených verzích Google Workspace ve školním prostředí, neváhejte nás kontaktovat - info@edugo.cz

Můžete se i registrovat na naše bezplatné webináře o placených verzích pro školy- link

Jak tuto funkci používat?

Začít používat funkci "Schválení" je velmi jednoduché. V horní liště, klikněte na menu "Soubor" a zde vyberte položku "Schválení" (funkce je znázorněna symbolem razítka). Následně se Vám otevře další okno (viz obrázek), kde již máte možnost získat zpětnou vazbu a schválení, které potřebujete k dokončení souboru.

Klikněte na tlačítko "Požádat".

Zobrazí se Vám nové okno, kde můžete zapsat svůj požadavek na schválení.

  • Přidat schvalovatele

  • Napsat zprávu - tzn. text, který mu přijde součástí emailu, který se zašle po odeslání žádosti

  • Přidat termín dokončení - datum, kterým limitujete možnost např. korektury

  • Povolit schvalovatelům upravování tohoto souboru - toto nastavení se hodí v případě, že se jedná o jazykovou korekturu, kde se předpokládá, že bude potřeba měnit text či jeho části. Nepředpokládá se, že bude potřeba zpětné schválení pro úpravy.

  • Před odeslání žádosti o schválení soubor zamknout - soubor nezasíláte ke korektuře a ani k žádným úpravám. Jde pouze o jeho formální schválení a schvalovatel nebude moci soubor upravovat.

Vedle na obrázku vidíte příklad vyplněného požadavku na schválení a následné okno, které zobrazuje vaši žádost s možností znovu otevřít nastavení a žádost upravit.

I zde platí, že můžete dát Googlu svou zpětnou vazbu či připomínky k této funkci. Neváhejte a vyzkoušejte modrý text "Zpětná vazba".

Kde tuto funkci ve škole například využít?

Z vlastí zkušenosti víme, že na každé škole je potřeba propagovat aktivity školy a to nejenom na jejich stránkách, ale rovněž na školních sociálních sítích. Ne každý učitel je obdařen správnými jazykovými dovednostmi a tu a tam je potřeba článek tzv. doučesat. Zde se právě ideálně hodí funkce schválení, kde autor článku odešle soubor k jazykové korektuře a následně k řediteli, který jej oficiálně schválí a uveřejní na webu školy.

Na vedlejším obrázku vidíte možnost, které nabízí zpětné otevření žádosti, kde mužete zobrazovat změny (viz druhý obrázek) - a to od vašeho posledního zobrazení, od posledního schválení či od zahájení schvalování.

Máte nápad, jak tuto funkci ve škole využít? Neváhejte a napište nám na petr@edugo.cz či na naše sociální sítě a podělte se s námi o Vaše zkušenosti.

Sdílená zkušenost je dvojnásobná zkušenost.