Jak správně zavést Google Workspace for Education do školy

Google Workspace for Education není jen Gmail, Disk nebo Google Classroom. Je to prostředí, které může propojit komunikaci, výuku, sdílení dokumentů, spolupráci učitelů i správu celé školy. A jeho základní verze je pro způsobilé vzdělávací instituce zdarma. Samotné založení účtu je ale pouze začátek.

V Edugo Solutions zavádíme Google Workspace do škol dlouhodobě a zároveň jsme sami aktivní učitelé. Dobře proto známe obě strany – technické nastavení i realitu sborovny a každodenní výuky.

1. Začněte správně už při registraci

Prvním krokem je registrace školy do Google Workspace for Education, ověření vlastnictví domény a následné schválení školy pro využívání vzdělávací edice. Teprve potom začíná skutečné nastavování prostředí. A právě už v této fázi se vyplatí vědět, co děláte.

Zkušenosti máme i se situacemi, kdy škole ke schválení chybí poslední krok a následuje zdlouhavá komunikace a hledání toho, co je vlastně potřeba doplnit. Nemusíte na to být sami. Jako Google for Education Partner Vás celým procesem provedeme – od registrace a ověření domény až po zprovoznění prostředí Vaší školy.

A pokud už Google Workspace máte, ale nejste si jistí jeho nastavením, můžeme začít právě tam.

2. Dobře nastavená Admin konzole je základ

Vytvořením Google Workspace práce nekončí. Naopak. Srdcem celého prostředí je Google Admin konzole. Právě zde rozhodujete o tom, jak bude Workspace ve Vaší škole fungovat, kdo bude mít k čemu přístup a jaká bezpečnostní pravidla budou platit.

Pomůžeme Vám například:

• správně rozdělit žáky, učitele a další zaměstnance
• nastavit věkové kategorie a odpovídající přístupy ke službám
• nastavit bezpečnostní politiky
• správně nastavit sdílení dat a dokumentů
• zabezpečit účty a nastavit vícefázové ověřování
• určit administrátorská oprávnění
• nastavit služby dostupné jednotlivým skupinám uživatelů

Google umožňuje administrátorům řídit přístup ke službám a u uživatelů mladších 18 let uplatňuje zvláštní omezení. Správné nastavení věku uživatelů proto není kosmetická záležitost, ale důležitá součást bezpečného provozu školního prostředí.

Dobře nastavený Workspace Vám bude práci šetřit. Špatně nastavený Vám může přidělat další.

3. Nechte Workspace pracovat za Vás

Představte si, že na začátku školního roku nemusíte ručně zakládat stovky účtů jeden po druhém. Ukážeme Vám, jak hromadně a jednoduše vytvářet účty žáků i zaměstnanců, jak nastavit jejich strukturu a jak celý systém připravit tak, aby jeho každoroční aktualizace zabrala minimum času.

Stejně důležitá je práce se Skupinami Google. Správně nastavené skupiny mohou výrazně zjednodušit komunikaci s učiteli, třídami, předmětovými komisemi nebo dalšími částmi školy. A pak jsou tu kalendáře, sdílení dokumentů a přístupová práva — kdo může vidět školní kalendář, co uvidí učitel, co žák, kdo může dokument pouze zobrazit a kdo jej může upravovat. To jsou zdánlivé drobnosti, které je ale lepší vyřešit dříve, než se z nich stane problém.

4. Učitele nezahlcujte — ukažte jim, proč jim Workspace usnadní práci

Můžete mít dokonale nastavenou Admin konzoli, skvěle připravené účty a perfektní organizační strukturu. Pokud ale učitelé nové prostředí nepřijmou, polovinu potenciálu Google Workspace nevyužijete. A právě tady máme jednu velkou výhodu – jsme sami učitelé.

Víme, že pedagogický sbor nepotřebuje několikahodinovou přehlídku všech tlačítek a funkcí. Potřebuje vidět, jak mu nové nástroje pomohou v pondělí ráno při skutečné výuce. Proto školení stavíme na konkrétních situacích:

• jak jednoduše sdílet materiály s kolegy
• jak společně pracovat na jednom dokumentu
• jak využít Disk a Sdílené disky
• jak připravit formulář a automaticky získat odpovědi
• jak pracovat s Google Classroom
• jak využít Kalendář, Meet a další nástroje v každodenním provozu školy

Školení přizpůsobíme úrovni a potřebám konkrétního pedagogického sboru a můžeme jej realizovat také přímo u Vás ve škole. Naším cílem není ukázat učitelům co nejvíce funkcí. Chceme, aby po školení dokázali Google Workspace skutečně používat.

5. Zavedením Google Workspace naše práce nekončí

Škola se neustále mění. Přicházejí noví žáci a zaměstnanci, mění se třídy, vznikají nové požadavky, Google přidává nové funkce a čas od času se objeví problém, se kterým si správce jednoduše neví rady. Proto Vás po prvotním nastavení neopustíme.

Můžete se na nás obrátit při problémech s Admin konzolí, účty, skupinami, bezpečností, sdílením, Classroomem nebo dalšími službami Google Workspace. Pomůžeme Vám také s přípravou nového školního roku, dalším vzděláváním pedagogického sboru nebo zaváděním nových technologií a nástrojů.

Google Workspace se navíc neustále vyvíjí a dnes do něj stále výrazněji vstupuje také Gemini a umělá inteligence od Googlu. I s jejím bezpečným a smysluplným využitím ve škole Vám rádi pomůžeme.

Google Workspace nemusí být složitý

Správně zavedený Google Workspace for Education může škole zjednodušit správu, sjednotit digitální prostředí, zlepšit spolupráci a usnadnit každodenní práci učitelům i vedení školy. Důležité je nepřeskočit první kroky.

Registrace → správné nastavení → bezpečnost → účty a skupiny → učitelský sbor → dlouhodobá podpora. A právě tímto procesem Vás v Edugo Solutions rádi provedeme. Nechceme Vám Google Workspace jen zřídit. Chceme, aby Vám dlouhodobě fungoval.